Home » » Teknik Membuat Prosedur

Teknik Membuat Prosedur

Arti dan Faedah Prosedur


Prosedur memberikan keterangan bagaimana suatu proses harus dilakukan. Khususnya prosedur menjawab pertanyaan mengenai : Siapa (Who), Apa (What), Dimana (Where), Kapan (When) dan Bagaimana (How).


Prosedur memberikan pedoman bagaimana seluruh staf perusahaan menjalankan tugasnya sesuai dengan persyaratan sistem mutu perusahaan


Teknik Penulisan Prosedur terdiri dari 7 bagian, yaitu :


- Tujuan (purpose) : menyatakan untuk apa prosedur diperlukan
- Ruang lingkup (scope) : Menyatakan batas-batas penerapan prosedur pada fungsi, daerah kerja dan personil.
- Referensi (Reference) : Dokumen atau standar lain yang dapat menjadi acuan prosedur ini

- Definisi (Definhition) : Keterangan mengenai istilah-istilah, singkatan-singkatan dll. Yang dipakai pada prosedur ini.
- Prosedur (Procedure) : Isi prosedur yang sebenarnya mengenai tindakan-tindakan personil dan daerah kerja suatu aktivitas (what, who, when, where)

- Alur Proses (Flow Chart) : bagian yang menjelaskan bagaimana (How) urutan proses.

- Dokumentasi (Documentation) : Daftar lampiran prosedur, misalnya contoh-contoh formulir.


Prosedur, Instruksi Kerja, ditulis untuk kalangan yang luas. Oleh karena itu harus diusahakan agar mudah dimengerti oleh segenap karyawan. Untuk keperluan itu pedoman penulisan dibawah ini dianjurkan :

- Gunakan kata-kata yang sederhana. Perkataan yang umum dipakai lebih baik dari pada kata yang baku (standar) tetapi artinya tidak banyak yang mengerti. Hindari pemakaian kata-kata yang baru.

- Hindarkan pemakaian kata atau susunan kalimat yang bermakna ganda (yang dapat ditafsirkan secara berlainan) atau tidak jelas.

- Susun kalimat yang singkat tetapi jelas. Hindarkan kalimat-kalimat yang panjang, yang dirangkaikan dengan beberapa kata “dan”, “atau”, “kemudian”, lebih dari satu kali. Kalau kalimat dapat dipecah menjadi dua atau lebih, lakukanlah.

- Bagilah rangkaian kalimat menjadi paragraf terpisah bila mungkin (paragraf adalah bagian teks yang dimulai dengan baris baru dan terpisah dari kalimat yang dimulai baris baru berikutnya). Pisahkan setiap paragraf dengan ruang kososng (white space).

- Bila sesuai, berikan nomor pada paragraf dengan sistem penomoran yang konsisten, terutama yang berisi konsep yang berlainan. Penomoran yang yang dianjurkan adalah sistem desimal, karena memungkinkan penambahan, penyisipan, atau penghapusan kalimat atau paragraf tanpa mengganggu sistem penomoran secara keseluruhan.

- Format huruf (cetak tebal, cetak miring, bergaris bawah atau pemilihan bentuk huruf tertentu) dapat memberikan tekanan pada pengertian yang perlu diperhatikan.

- Format paragraf seperti indent (baris-baris dicetak menjorok kedalam) juga dapat memberi daya tarik untuk membaca.

- Pilih kertas lepasan (loose leaf) bagi dokumentasi mutu. Dengan demikian bila ada perubahan tidak perlu seluruh dokumen diganti, cukup yang mengalami perubahan saja.


Langkah-langkah penyusunan Prosedur


- Prosedur yang disusun harus memenuhi persyaratan minimum standar dan quality manual yang disusun perusahaan.


- Oleh karena itu sebaiknya penyusunan prosedur dilakukan sebagai berikut :

- Kumpulkan informasi mengenai apa yang dilakukan aktivitas di bidang yang bersangkutan.

- Pelajari dan buat ikhtisar syarat-syarat yang ditentukan ISO 9000 untuk bidang yang bersangkutan

- Pelajari persyaratan yang ditentukan di quality manual perusahaan

- Bandingkan ketiga unsur diatas, bila ada kekurangan pada aktivitas yang sekarang dilakukan buat penyesuaian menurut standar yang diperlukan.

- Susun konsep prosedur, periksa apakah sesuai dengan persyaratan standar. Tambahkan yang dianggap perlu.

- Berikan pada seseorang yang tidak terkait pada bidang aktivitas prosedur tersebut untuk memeriksa apakah konsep mudah dimengerti.

- Bila dirasa cukup usahakan persetujuan yang berwenang

- Terapkan.

- Teliti apakah ada kejanggalan pada penerapannya. Lakukan penyesuaian yang diperlukan.


(disadur dari berbagai sumber)

Artikel terkait :

Standar Operasional Prosedur (Standard Operating Procedures)

Lanjutan Standar Operasional Prosedur

Menulis Suatu Prosedur

Kepada dan Untuk siapa Standar Operasional Prosedur diterapkan ??

Teknik Membuat Prosedur Perbedaan Prosedur dan Instruksi Kerja

0 komentar:

Poskan Komentar


Paket Wisata Bandung Murah

Paket Wisata Bandung Murah
Paket Wisata Bandung Murah