Free Template Blogger/Blogspot

Teknik Membuat Prosedur

Arti dan Faedah Prosedur


Prosedur memberikan keterangan bagaimana suatu proses harus dilakukan. Khususnya prosedur menjawab pertanyaan mengenai : Siapa (Who), Apa (What), Dimana (Where), Kapan (When) dan Bagaimana (How).


Prosedur memberikan pedoman bagaimana seluruh staf perusahaan menjalankan tugasnya sesuai dengan persyaratan sistem mutu perusahaan


Teknik Penulisan Prosedur terdiri dari 7 bagian, yaitu :


- Tujuan (purpose) : menyatakan untuk apa prosedur diperlukan
- Ruang lingkup (scope) : Menyatakan batas-batas penerapan prosedur pada fungsi, daerah kerja dan personil.
- Referensi (Reference) : Dokumen atau standar lain yang dapat menjadi acuan prosedur ini

- Definisi (Definhition) : Keterangan mengenai istilah-istilah, singkatan-singkatan dll. Yang dipakai pada prosedur ini.
- Prosedur (Procedure) : Isi prosedur yang sebenarnya mengenai tindakan-tindakan personil dan daerah kerja suatu aktivitas (what, who, when, where)

- Alur Proses (Flow Chart) : bagian yang menjelaskan bagaimana (How) urutan proses.

- Dokumentasi (Documentation) : Daftar lampiran prosedur, misalnya contoh-contoh formulir.


Prosedur, Instruksi Kerja, ditulis untuk kalangan yang luas. Oleh karena itu harus diusahakan agar mudah dimengerti oleh segenap karyawan. Untuk keperluan itu pedoman penulisan dibawah ini dianjurkan :

- Gunakan kata-kata yang sederhana. Perkataan yang umum dipakai lebih baik dari pada kata yang baku (standar) tetapi artinya tidak banyak yang mengerti. Hindari pemakaian kata-kata yang baru.

- Hindarkan pemakaian kata atau susunan kalimat yang bermakna ganda (yang dapat ditafsirkan secara berlainan) atau tidak jelas.

- Susun kalimat yang singkat tetapi jelas. Hindarkan kalimat-kalimat yang panjang, yang dirangkaikan dengan beberapa kata “dan”, “atau”, “kemudian”, lebih dari satu kali. Kalau kalimat dapat dipecah menjadi dua atau lebih, lakukanlah.

- Bagilah rangkaian kalimat menjadi paragraf terpisah bila mungkin (paragraf adalah bagian teks yang dimulai dengan baris baru dan terpisah dari kalimat yang dimulai baris baru berikutnya). Pisahkan setiap paragraf dengan ruang kososng (white space).

- Bila sesuai, berikan nomor pada paragraf dengan sistem penomoran yang konsisten, terutama yang berisi konsep yang berlainan. Penomoran yang yang dianjurkan adalah sistem desimal, karena memungkinkan penambahan, penyisipan, atau penghapusan kalimat atau paragraf tanpa mengganggu sistem penomoran secara keseluruhan.

- Format huruf (cetak tebal, cetak miring, bergaris bawah atau pemilihan bentuk huruf tertentu) dapat memberikan tekanan pada pengertian yang perlu diperhatikan.

- Format paragraf seperti indent (baris-baris dicetak menjorok kedalam) juga dapat memberi daya tarik untuk membaca.

- Pilih kertas lepasan (loose leaf) bagi dokumentasi mutu. Dengan demikian bila ada perubahan tidak perlu seluruh dokumen diganti, cukup yang mengalami perubahan saja.


Langkah-langkah penyusunan Prosedur


- Prosedur yang disusun harus memenuhi persyaratan minimum standar dan quality manual yang disusun perusahaan.


- Oleh karena itu sebaiknya penyusunan prosedur dilakukan sebagai berikut :

- Kumpulkan informasi mengenai apa yang dilakukan aktivitas di bidang yang bersangkutan.

- Pelajari dan buat ikhtisar syarat-syarat yang ditentukan ISO 9000 untuk bidang yang bersangkutan

- Pelajari persyaratan yang ditentukan di quality manual perusahaan

- Bandingkan ketiga unsur diatas, bila ada kekurangan pada aktivitas yang sekarang dilakukan buat penyesuaian menurut standar yang diperlukan.

- Susun konsep prosedur, periksa apakah sesuai dengan persyaratan standar. Tambahkan yang dianggap perlu.

- Berikan pada seseorang yang tidak terkait pada bidang aktivitas prosedur tersebut untuk memeriksa apakah konsep mudah dimengerti.

- Bila dirasa cukup usahakan persetujuan yang berwenang

- Terapkan.

- Teliti apakah ada kejanggalan pada penerapannya. Lakukan penyesuaian yang diperlukan.


(disadur dari berbagai sumber)

Artikel terkait :

Standar Operasional Prosedur (Standard Operating Procedures)

Lanjutan Standar Operasional Prosedur

Menulis Suatu Prosedur

Kepada dan Untuk siapa Standar Operasional Prosedur diterapkan ??

Teknik Membuat Prosedur Perbedaan Prosedur dan Instruksi Kerja

thumbnail Title: Teknik Membuat Prosedur
Posted by:Unknown
Published :2009-05-19T19:28:00-07:00
Rating: 5
Reviewer: 999999 Reviews
Teknik Membuat Prosedur

Perbedaan Prosedur dan Instruksi Kerja

Perbedaan Prosedur dan Instruksi Kerja


Prosedur meliputi rangkaian kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada suatu bidang operasi tertentu dari perusahaan. Prosedur terutama menjawab pertanyaan-pertanyaan dengan SIAPA, APA, BILAMANA, DIMANA. Kadang-kadang juga dijawab pertanyaan dengan BAGAIMANA, meskipun pertanyaan dengan BAGAIMANA secara lebih rinci dijawab pada instruksi kerja.

Instruksi kerja menguraikan Bagaimana satu lagkah dalam suatu prosedur dilakukan.

- Suatu operasi, misalnya menurunkan barang dari truk, mengemas, mengisis order pembelian, mengecat, bongkar pasang mesin mobil, memelihara mesin las dlsb.


- Suatu pengujian, misalnya mengukur karakteristik transistor, menguji daya tekan tabung, mengukur suhu, inspeksi sebelum pemasangan, dsb.


- Suatu penggunaan alat atau mesin, misalnya menggunakan mesin las otomatis, mulai menjalankan ketel uap, menyalakan pemanas, dsb.


- Operasi, inspeksi atau memakai suatu alat bila ikut ditulis dalam prosedur akan membuat prosedur panjang dan perhatian pembaca akan teralihkan pada rincian sehingga dapat kehilangan gambaran mengenai keseluruhan aktivitas.


- Oleh karena itu dibuat Instruksi Kerja yang merinci langkah-langkah yang disebutkan oleh prosedur tersebut bila diperlukan.


- Tolok ukur diperlukan atau tidaknya ini adalah bila ketiadaan Instruksi Kerja itu berakibat merugikan mutu.


Termasuk dalam katagori “ketiadaannya berakibat merugikan bagi mutu” adalah operasi yang kritis, inspeksi yang tidak sederhana, proses yang terdiri dari urutan banyak langkah sehinggasulit diingat-ingat, atau bila instruksi kerja tersebut dapat memudahkan pelaksanaan operasi yang harus dilakukan.


Instruksi kerja dapat ditulis dalam berbagai bentuk. Penyajian harus dalam bentuk yang sederhana, sesingkat mungkin tetapi jelas.


- Yang sangat penting diperhatikan dalan pembuatannya adalah kepada siapa Instruksi Kerja tersebut ditujukan :


- Bagaimana tingkat pendidikan mereka yang harus menggunakan Instruksi Kerja tersebut ?

- Apakah bahasa, kata-kata dan susunan kalimat adalah seperti yang mereka kenal dengan baik ?

- Apakah mereka mempunyai cukup waktu untuk membaca Instruksi Kerja tersebut setiap kali ?


- Untuk mengatasi kesulitan bahasa dan waktu baca (misalnya operator perlu melihat Instruksi

-sambil mengerjakan tugasnya), maka Instruksi Kerja dapat dibuat dengan salah satu cara dibawah ini :


- Dengan bagan alir (flow chart)


- Dengan gambar, foto atau diagram grafis.

- DenganChecklist

- Dengan Video


Kalau dengan tulisan, usahakan agar dibuat dengan kalimat-kalimat yang singkat, penulisan dengan ruang kosong antar paragraf, setiap langkah diberi nomor. Kalau Instruksi Kerja akan dipergunakan di lapangan sambil kerja, maka tulisan sebaiknya dibuat agar besar.


(disadur dari berbagai sumber)

thumbnail Title: Perbedaan Prosedur dan Instruksi Kerja
Posted by:Unknown
Published :2009-05-19T19:04:00-07:00
Rating: 5
Reviewer: 999999 Reviews
Perbedaan Prosedur dan Instruksi Kerja

Menulis Suatu Prosedur (Standar Operasional Prosedur)

Menulis Suatu Prosedur


Dari mana kita mulai menulis suatu prosedur? Pertama proses dibagi kedalam empat komponen yaitu Discovery, Disain, Pengembangan, dan Deployment.



a. Procedur Discovery
Penemuan berarti pemahaman masalah, sistem prosedur yang menghubungkan kebutuhan pembebanan proses yang diuraikan pada sebuah prosedur . Suatu prosedur diperlukan untuk menguraikan satu atau lebih langkah-langkah untuk suatu proses kerja.
Diagram proses menggambarkan suatu proses khas yang terdiri dari penyalur, pemroses, pelanggan, dan pelanggannya pelanggan. Sehingga perlu dipahami:


Who are the suppliers and what do they supply to the process?


What are the inputs and what outputs are they transformed into?


Who are the customers and what do they receive from the process?


Who are the customer’s customers and what does the customer provide to them?


What are the effectiveness criteria or how do we know if the process is working correctly?


What corrective action is taken when the process does not work correctly?


utama adalah perlu memahami alir informasi, apa yang terjadi dan mengapa. Dengan informasi ini maka siaplah untuk mulai merancang sebuah prosedur


b. Procedur Design
o Pada tahap disain ini diperlukan banyak waktu jika memang diinginkan sebuah prosedur yang baik. Dengan informasi yang sudah diketahui selanjutnya membuat suatu peta proses yang mempertunjukkan langkah-langkah proses dan keluaran serta masukan apa.


o Suatu peta proses akan membantu dalam mengkomunikasikan disain dan pengumpulan umpan balik sebelum menuliskan teks prosedur. Untuk itu maka lebh baik menggunakan suatu diagram arus proses (process flow diagram).


o Langkah terakhir dalam mendisain prosedur adalah meninjau ulang disain tersebut atau bertanya kepada orang sekitar dengan prosedur yang masih draft tentang seluruh elemen baik masukan, proses maupun keluarannya memastikan bahwa prosedur adalah akurat dan dapat digunakan secara efektif.



c. Procedur Development
Implementasi dari Perancangan prosedur yang telah disusun
Melakukan suatu pengembangan SOP dari suatu proses kegiatan/kerja apabila dibutuhkan
Implementasi merupakan hal yang sangat sulit dibandingkan tahap-tahap lainnya karena dibutuhkan kesadaran organisasi mengenai penerapan SOP ini


SDM dalam organisasi perlu diberi bekal mengenai kegiatan SOP yang akan mereka kerjakan supaya dapat memahami arti dari penerapan SOP ini



d. Procedur Deployment

Penyebaran prosedur mengacu pada pelatihan, auditing, dan perbaikan berkelanjutan. Jika ada prosedur yang tidak digunakan lagi, kemudian perlu dipertanyakan kembali mengapa waktu itu perlu ditulis (dibuatkan prosedur) ? .

Pelatihan adalah langkah pertama bagi para pemakai prosedur untuk diperkenalkan dan dijelaskan bagaimana prosedur digunakan. Kebanyakan prosedur mempunyai format/form, ceklis, atau beberapa hal yang terkait dengan prosedur tersebut. Para pemakai perlu mengetahui untuk apa keluaran dan masukan dan bagaimana hal tersebut diperiksa/diaudit untuk conformance/kesesuaian.


Procedure Auditing
Kenapa prosedur diaudit? Pertama, untuk melihat apakah digunakan, kemudian yang lebih penting lagi adalah untuk melihat apakah data dikumpulkan, digunakan dan mengubah proses (melalui revisi prosedur) untuk menunjukkan bahwa proses terkendali.



Plan, Do, Check, Action

Dapat juga digunakan PDCA untuk meninjau ulang prosedur . PDCA adalah suatu singkatan dari Plan Do Check Action dan salah satu dari kriteria tinjauan ulang adalah untuk memverifikasi bahwa prosedur memperlihatkan struktur PDCA atau memiliki pendekatan proses. ISO 9000 procedure would use the process approach for continuous improvement. In this case, the procedure has only three steps. Organize Meeting (Plan), Conduct Meeting (Do), Review Meeting (Check/Act), and the CAPA (Corrective Action / Preventative Action).



7 Hal yang harus diperhatian agar penulisan SOP (Standar Operasional Prosedur) tidak mengalami suatu kesalahan


- Context . tindakan harus dengan baik menguraikan aktivitas yang dapat dilakukan.

- Consistency. semua references dan terminologi menggunakan cara yang sama disetiap waktu dan prosedur harus memastikan konsistensi hasil.

- Completeness. Tidak membutuhkan informasi lain, logis, atau tidak ada kesenjangan.

- Control. Menguraikan aksi dan mendemonstrasikan umpan balik dan pengendalian.

- Compliance (pemenuhan). Seluruh tindakan cukup untuk pemenuhan yang diharapkan

- Correctness (ketepatan). Ditulis dengan tepat / benar (Tatabahasa, tulisan).

- Clarity (kejelasan). Harus mudah dibaca dan dimengerti.



(disadur dari berbagai sumber)

Artikel terkait :
Standar Operasional Prosedur (Standard Operating Procedures)
Lanjutan Standar Operasional Prosedur
Menulis Suatu Prosedur
Kepada dan Untuk siapa Standar Operasional Prosedur diterapkan ??
Teknik Membuat Prosedur Perbedaan Prosedur dan Instruksi Kerja

thumbnail Title: Menulis Suatu Prosedur (Standar Operasional Prosedur)
Posted by:Unknown
Published :2009-05-19T18:52:00-07:00
Rating: 5
Reviewer: 999999 Reviews
Menulis Suatu Prosedur (Standar Operasional Prosedur)

Kepada dan Untuk Siapa Sistem Operasional Prosedur (SOP) diterapkan??

Menyambung artikel saya yang lalu mengenai maka akan dilanjutkan artikel selanjutnya mengenai Kepada dan untuk siapa SOP diterapkan


Prosedur ditulis untuk berbagai kelompok pengguna : para pemakai yang sering (frequent users), para pemakai yang sekali-kali (occasional users), atau orang baru (new member/novices), agar diterapkan secara konsisten merealisir proses yang ada pada prosedur sebagai model. Prosedur diperiksa/verifikasi oleh auditor untuk dilaporkan kepada manajemen yang menyatakan bahwa proses terkendali dan bagi perusahaan untuk memastikan bahwa perusahaan secara terus-menerus meningkatkan, merealisir tujuan usaha untuk meningkatkan prospek di masa depan


Prosedur untuk Frequent Users :

- Pemakai prosedur yang sering diharapkan untuk bisa menjadi berpengalaman.

- Mereka ini tidak memerlukan banyak penjelasan, definisi teknis atau memerinci step-by-step instruksi.

- Para pemakai prosedur yang sering ini mungkin hanya memerlukan suatu ceklis.

- Mereka akan meruntut dan melompati tahapan prosedur dan berpegang pada bagian utama saja untuk masing-masing tugas.

- Oleh Karena Itu, bagian utama, sub-bagian, dan ceklis adalah hal yang paling penting untuk para pemakai yang sering tersebut.

- Prioritasnya adalah lebih pada navigasi dari pada sebuah penjelasan.


Prosedur untuk Occasional Users :

- Para pemakai prosedur sekali-kali biasanya tidak berpengalaman.

- Mereka mungkin hanya menggunakan prosedur kadang-kadang, ketika mengisi sesuatu atau barangkali hanya digunakan sekali sebulan.

- Maka, pemakai kelompok ini memerlukan apa yang diperlukan oleh pemakai sering tetapi juga mungkin memerlukan penjelasan atau suatu peringatan seperti bagaimana dan mengapa langkah ini dilaksanakan. Oleh Karena Itu, penjelasan adalah penting bagi pemakai yang sekali-kali.

- Prioritasnya adalah navigasi dan penjelasan atas step-by-step instruksi yang terperinci.


Prosedur untuk Novice Users :

- Orang baru akan mempelajari prosedur untuk pertama kali dan memerlukan step-by-step instruksi.

- Kadang-kadang disebut instruksi pekerjaan (work instruction) dan menyusunnya sebagai dokumen terpisah yang disesuaikan dengan prosedur tersebut.

- Alasannya adalah untuk tidak memberi beban berlebih pada prosedur dengan banyak instruksi terperinci yang mungkin hanya digunakan oleh orang baru sekali dalam jangka waktu lama.

- Oleh Karena Itu, memerinci instruksi pekerjaan adalah hal yang penting bagi orang baru.

- Prioritasnya adalah mempelajari prosedur dan menjadikan orang baru tersebut menjadi pemakai yang sekali-kali.



Sumber (disadur dari berbagai sumber)

thumbnail Title: Kepada dan Untuk Siapa Sistem Operasional Prosedur (SOP) diterapkan??
Posted by:Unknown
Published :2009-05-19T18:41:00-07:00
Rating: 5
Reviewer: 999999 Reviews
Kepada dan Untuk Siapa Sistem Operasional Prosedur (SOP) diterapkan??

Standar Operasional Prosedur (Lanjutan)


Sehubungan dengan rekan saya yang meminta penjelasan lebih lanjut mengenai Penyusunan Standar Operasional Prosedur, maka saya posting artikel lanjutan dari Standar Operasional Prosedur (SOP) sebelumnya.


Adapun beberapa penafsiran lainnya mengenai Standar Operasional Prosedur (SOP), yaitu :

o SOP adalah satu set instruksi tertulis yang merupakan dokumen suatu aktivitas yang selalu berulang atau rutin.

o SOP menguraikan kedua unsur operasional administratif dan teknis dari suatu organisasi yang biasanya diatur oleh Quality Assurance.

o SOP harus diorganisir untuk bisa dipastikan mudah dan efisiens dalam penggunaan dan dikembangkan sesuai dengan kekhasan organisasi.

o Tidak ada format SOP yang sangat pas dengan organisasi, pengaturan secara internal akan berbeda menurut masing-masing organisasi dan dengan jenis SOP yang akan dikembangkan

o Proses dan prosedur, suatu proses dapat terdiri dari satu atau lebih prosedur. Dalam kasus yang sederhana suatu proses mungkin terdiri dari hanya satu prosedur.


Pengertian dasar Proses Standar Operasional Prosedur (SOP) yaitu :

o Sebuah prosedur pastinya menyediakan kendalinya.

o Organisasi adalah sistem yang memerlukan kendali sistem.

o Tetapi jika tidak difahami teori-sistem kemudian mungkin jadi diinterpretasikan bahwa pengendalian manajemen adalah sebagai suatu yang sifatnya mendominasi atau kekuasaan. Proses balistik adalah sekitar kekuasaan.

o Proses terkendali adalah sesuatu untuk menuju keberhasilan yang diharapkan.

o Tetapi proses adaptip adalah tentang masa depan, menuju keberhasilan suatu visi yang diharapkan organisasi, dan menghantarkan manajemen pengawasan yang betul-betul dicari.


SOP harus ditulis dengan cukup detil sedemikian rupa sehingga seseorang dengan pemahaman yang sangat basic dari suatu bidang, dapat dengan sukses/mudah melakukan aktivitas atau melakukan prosedur/langkah ketika tanpa supervisi.


Pengembangan dan penggunaan SOP adalah suatu bagian integral dari suatu sistem mutu.

Hal tsb menyediakan individu dengan informasi untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan baik dan memudahkan untuk konsistensi mutu dan integritas produk atau sebuah hasil akhir melalui implementasi yang konsisten dari suatu prosedur atau proses di dalam organisasi.


Keuntungan dari penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) bagi suatu organisasi :

o SOP dapat juga digunakan sebagai bagian dari suatu program pelatihan pegawai, karena mereka perlu menyediakan instruksi pekerjaan yang terperinci.

o Ketika data historis diperlukan segera, maka SOP dapat bermanfaat untuk merekonstruksi aktivitas proyek.

o Atau sering juga, SOP digunakan sebagai ceklis oleh pemeriksa prosedur manakala auditing.

o keuntungan-keuntungan suatu SOP lainnya adalah dapat mengurangi effort pekerjaan, juga meningkatakan comparablity, credibility, dan legal defensibility data.


Ada 3 Proses dalam prosedur tingkat kendali penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP), yaitu :


a. Proses Balistik (Balistic Process)
Definisi Balistic (kamus) " karakteristik gerakan sebuah object yang bergerak oleh daya geraknya sendiri" (characteristic of the motion of objects moving under their own momentum) yang digunakan untuk menggambarkan suatu proses atau prosedur yang berarti bahwa prosedur hanya memperhatikan sekedar mendapatkan pekerjaan terpenuhi dan tidak tertarik akan masukan. Seperti dalam proses pendidikan, pengajar menjelaskan materi sebagaimana yang diinginkannya. Jika siswa tidak memahaminya, itu adalah masalah siswa. Gejalanya, siswa menjadi tertinggal, tidak berhasil, perlu belajar lebih keras lagi atau kehilangan perhatian dan bahkan meninggalkan kelas (keluar).



B. Proses Kontrol (Controlled Process)
Ketika memperbicangkan tentang kendali bukan berarti dominasi atau power/kekuasaan. Pengawasan proses datang dari teori-sistem " where the inputs of the system are manipulated or transformed to realize an expected output of the system". Kuncinya adalah untuk memonitor keluaran dan masukan dan membuat corrective change pada proses dalam rangka untuk mencapai perubahan keluaran atau transformasi masukan itu semua . Bagaimana hal ini berlaku untuk pengajaran di kelas?


Dalam Hal Ini, pengajar akan menyajikan materinya dan kemudian memeriksa pemahaman siswa. Jika siswa tidak dapat menyerap materi seperti diharapkan ( harapan berdasar pada modeling statistik dari siswa yang lalu) kemudian pengajar akan mengambil tindakan korektif untuk memperbaiki proses, BUKAN SISWA ITU.


Proses terkendali untuk penyesuaian proses mengkomensasi perbedaan perilaku siswa, sedangkan pada proses balistik diperlukan siswa membuat penyesuaian perilaku mereka untuk masalah pelajarannya. Keterkaitan dengan balistik proses yaitu :

o Balistik proces lebih mudah untuk dibuat dan digunakan, diperlukan lebih sedikit pekerjaan pada pihak pengajar. Semua pengajar cukup menyajikan materinya dan jika siswa tidak memahami itu adalah kesalahan siswa, bukan pengajar.

o Dengan controlled Process, pengajar harus menjelaskan mengapa siswa tidak belajar seperti yang diharapkan. Kuncinya adalah pemahaman apa yang diharapkan oleh sistem tersebut.


Oleh Karena Itu, kita memerlukan data kinerja siswa yang lalu dalam rangka memahami perubahan apa yang harus dilakukan untuk sistem atau proses. Mungkin hal tersebut dikarenakan siswa tidak siap untuk menerima materi. Baik, kemudian perubahan sistem adalah untuk mendapatkan siswa yang sesuai dengan prasyarat untuk memahaminya. Hal Ini tidak sama dengan siswa yang mendapatkan tutorial atau belajar lebih keras lagi.



c. Proses Adaptasi (Adaptive Process)
Adaptive process " dapat berubah sepanjang waktu untuk meningkatkan efektivitas (can change over time to improve effectiveness can change over time to improve effectiveness ". Gagasannya adalah untuk meninjau ulang semua perubahan yang sedang terjadi pada proses yang diperlukan bagi pembelajaran siswa yang berbeda-beda. Adakah perubahan yang benar telah terjadi? Adakah cukup perubahan yang terjadi? Bagaimana lingkungan sudah berubah? Mundur selangkah dan lihat yang ada di luar proses.

Kita harus memperhatikan teknologi dan metoda yang dapat meningkatkan efektivitas proses, mungkin melalui redesign dan harus terbuka bagi gagasan baru tidak secara dogmatis bertaut pada jalan lama, jika dapat dipertunjukkan bahwa gagasan baru memang lebih efektif.


Melihat Proses Untuk Menulis Proses

Dalam penerapan ISO 9001:2000 di instansi saya ada pepatah mengatakan ” kerjakan apa yang kau tulis dan tulislah apa yang kau kerjakan”, pepatah itu terkait dengan sistem pendokumentasian yang haruslah dilakukan tersusun secara rapi. Hal ini terkait juga dengan penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) suatu instansi yang merupakan bagian dari sistem dokumentasi.

Salah satu alasan mengapa dikembangkan sebuah prosedur adalah keinginan Manajemen untuk meningkatkan kendali atas suatu kondisi yang tidak berhasil atau memuaskan. Masalahnya adalah bahwa prosedur yang ditulis hanya menguraikan suatu kondisi yang tidak baik dan berakhir dengan proses balistik. Untuk meningkatkan kondisi tersebut agar lebih baik, harus ada seseorang yang memahami sistemnya, hasil yang diharapkan, dan memiliki data yang cukup baik untuk menggambarkan kondisi tsb. Baru setelah itu kita dapat benar-benar meningkatkan atau memperbaiki kondisi.

Mengapa Kita Perlu menyusun SOP?


SOP harus ditulis oleh seseorang yang banyak mengetahui aktivitas dan struktur internal organisasi. Individu tersebut sangat utama sebagai tenaga ahli yang benar-benar melaksanakan pekerjaan atau menggunakan proses yang akan diSOPkan.

Suatu Tim kerja juga dapat dilakukan sebagai pendekatan, terutama untuk multi-tasked proces di mana pengalaman dari sejumlah individu diperlukan.

(disadur dari berbagai sumber)

thumbnail Title: Standar Operasional Prosedur (Lanjutan)
Posted by:Unknown
Published :2009-05-19T18:39:00-07:00
Rating: 5
Reviewer: 999999 Reviews
Standar Operasional Prosedur (Lanjutan)

PENGERTIAN DASAR KOMUNIKASI

PENGERTIAN DAN MAKNA

1.Suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan seseorang kepada orang lain
2.Pengoperasian ide dan gagasan untuk menyatukan kekuatan sehingga terjadi interaksi antara orang-orang yang berkomunikasi menuju pencapaian tujuan bersama (kesamaan makna) (Hovland, 1973)
3.Proses pertukaran informasi antara dua orang atau lebih dan dalam proses itu terjadi kegiatan-kegiatan memberi/mengirim, menerima dan menanggapi pesan-pesan di antara orang-orang yang berinteraksi (Siporin, 1975)

Hal yang penting dari Komunikasi :

a.DASAR BAGI INTERAKSI MANUSIA, TERMASUK INTERAKSI KELOMPOK
b.ADA KESAMAAN MAKNA UNTUK SUATU KEBERSAMAAN


FUNGSI KOMUNIKASI

1.Mencapai pengertian satu sama lain
2.Membina kepercayaan
3.Mengkoordinir tindakan
4.Merencanakan strategi
5.Melakukan pembagian pekerjaan
6.Melakukan aktivitas kelompok
7.Berbagi rasa

CATATAN : bahwa tidak semua fungsi komunikasi di atas secara pararel menjadi TUJUAN. Namun tergantung pada : BERKOMUNIKASI DALAM KONTEKS APA DAN BAGAIMANA, SERTA UNTUK APA
JADI, fungsi komunikasi setidaknya dapat berperan ketika kita juga mengetahui TUJUAN KOMUNIKASI

Dalam ORGANISASI PEMERINTAH yang hirarkis
1.Tujuan komunikasi: mengendalikan perilaku pegawai dalam beberapa cara. Mis. Para pegawai diminta untuk terlebih dahulu mengkomunikasikan setiap keluhan yg berkaitan dengan pekerjaan kepada atasan langsung, sesuai dengan uraian tugas atau kebijakan internal. Komunikasi dalam hal ini berfungsi untuk KONTROL
2.Menyiarkan ungkapan emosional (kekecewaan, kepuasaan, kesesuaian kerja) dan pemenuhan kebutuhan sosial
3.Mempermudah dalam pengambilan keputusan

MENURUT ROBBINS (1996)
1.Fungsi pengawasan
2.Fungsi motivasi
3.Fungsi pengungkapan emosional
4.Fungsi informasi
5.Fungsi pemberdayaan (Hendrikus, 2009)
PROSES KOMUNIKASI
•MENURUT CLAUDE E SHANNON, DKK
Proses komunikasi merupakan SUATU SISTEM MEKANISTIK YANG BERLANGSUNG BILA ADA LIMA ELEMEN DASAR, YAITU: SUMBER INFORMASI (PESAN), KOMUNIKATOR, SALURAN, KOMUNIKAN/PENERIMA, TERCAPAINYA PESAN (PEMAHAMAN)

PENJELASANNYA:
pesan merupakan hasil dari encoding (penyandian). Persepsi-persepsi mental atau maksud dari komunikator dinyatakan dalam bentuk pesan, untuk ditransmisikan kepada komunikan dengan menggungakan saluran-saluran tertentu. Ementara itu saluran merupakan jalur yang menghubungkan komunikator dengan komunikan apapun bentuk saluran yang digunakan. Komunikan sebelum menerima pesan terlebih dahulu menguraikan pesan-pesan tersebut sesuai dengan latar belakang dan pemahaman yang dimiliki oleh komunikan (sesuai frame of reference) dari penerima. Apabila hail penguraian tersebut dianggap ada relevansinya dan sesuai dengan kepentingan atau pengertian (meaning) yang diinginkan oleh komunikan maka proses komunikasi akan menjadi efektif

KOMUNIKASI DIKATAKAN EFEKTIF: APABILA PESAN YANG DISAMPAIKAN ITU DIPAHAMI OLEH SI PENERIMA PESAN (KOMUNIKAN)



TUJUAN KOMUNIKASI

MENURUT BERLO (1960): TUJUAN KOMUNIKASI SECARA UMUM
1.INFORMATIVE (memberitahu)
2.PERSUASIVE (membujuk)
3.ENTERTAINMENT (menghibur)

INFORMATIVE: komunikasi berhubungan dengan kemampuan intelektual seseorang untuk bertindak rasional, obyektif, dan konkrit. Artinya walaupun tujuan komunikasi hanya sekedar memberi dan menerima informasi, namun komunikator harus tetap dalam prinsip objektivitas, rasionalitas, logis dan konkrit. Bisa saja suatu informasi berkembang namun tidak jelas sumbernya dari mana, faktanya apa dan dalam konteks apa,situasi yang berkembang saat itu apa?

PERSUASIVE : komunikasi berkaitan dengan kejiwaan dan emosional. Artinya berkomunikasi secara persuasif adalah berkomunikasi dalam rangka mempengaruhi orang lain dengan usaha mengubah keyakinan, nilai atau sikap mereka.

ENTERTAINMENT: komunikasi berkaitan dengan hal-hal yang menyenangkan, mis, berbentuk hiburan, kesenian, lawakan dan lain-lain


ARAH KOMUNIKASI

1.VERTIKAL
a) Ke bawah : komunikasi yg mengalir dalam satu tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke satu tingkat yg lebih bawah. Mis., komunikasi atasan dengan bawahan, dalam hal seperti: menetapkan tujuan, membrikan instruksi pekerjaan, menunjkkan maslah yang memerlukan perhatian, dll. Tetapi juga jika atasan memberikan surat mengenai kebijakan tertentu, a.l: libur tahun baru, cuti sakit ke bawahan yang ada di rumah, juga dapat dikategorikan dalam kelompok ini
b) Ke atas: komunikasi ke atas mengalir ke suatu tingkat yg lebih tinggi dalam kelompok atau organisasi. Komunikasi bawahan ke atasan, dalam hal: memberikan umpan balik kepada atasan, menginformasikan mengenai kemajuan pekerjaan, meneruskan maslah-maslah yang dihadapi, dll. Bentuknya seperti: laporan kinerja, kotak saran, prosedur keluhan, dll

2.HORISONTAL:
bila komunikasi terjadi di antara anggota-anggota kelompok kerja yg sama pada tingkat yg sama, mis., komunikasi di antara pimpinan-pimpinan unit kerja tertentu pada level yg sama, atau di antara setiap personil yg secara horisontal ekuivalen
Tujuannya : untuk menghemat waktu dan koordinasi, tetapi kalau dilakukan secar formal, dapat juga menghambat tranfer informasi.
sumber (matakuliah Pengantar Ilmu Administrasi by Hendrikus)
thumbnail Title: PENGERTIAN DASAR KOMUNIKASI
Posted by:Unknown
Published :2009-05-19T01:31:00-07:00
Rating: 5
Reviewer: 999999 Reviews
PENGERTIAN DASAR KOMUNIKASI

Mau lihat rangking website/blog kita...??



Jika kita ingin melihat posisi berapa sih website/blog kita di percaturan dunia maya, teman-teman semua bisa klik saja alexa, yaitu web rangking yang mencatat peringkat-peringkat website/blog kita berdasarkan rating. Disini kita bisa lihat rangking website/blog kita secara internasional maupun nasional (Indonesia).



Terus agar simple dan mudah kita bisa taruh link alexa.com di website atau blog kita. Nah disana tertera rangking website/blog kita dalam percaturan dunia maya. Kebetulan posisi blog saya masih keok neh (update 7 mei 2009), Maklum masih belajar juga ngeblog. Mudah-mudahan informasi-informasi yg disajikan dapat bermanfaat sehingga menambah dan meningkatkan rangking blog..hehehe

thumbnail Title: Mau lihat rangking website/blog kita...??
Posted by:Unknown
Published :2009-05-06T23:04:00-07:00
Rating: 5
Reviewer: 999999 Reviews
Mau lihat rangking website/blog kita...??

Mengubah dan Mengedit musim di Photoshop

Tutorial ini sebenernya dapat dari artikel web lain tp saya lupa link nya, jadi hanya meneruskan..

Photoshop merupakan salah satu program foto editing terbaik dan dipakai banyak oleh para professional. Nah disini saya akan mengulas bagaimana mengubah / mengedit musim sebuah foto. Langkahnya :

1. Open foto yang akan di ubah/edit. Kebetulan foto saya seperti dibawah ini :


2. Selanjutnya buat duplikat foto tadi, rename dengan nama sesukamu dan buat background menjadi warna putih..



3. Kemudian klik layer Styles pada foto, atur-atur layer Styles seperti gambar di bawah ini :




4. Dan hasilnya seperti dibawah ini. Berubah menjadi musim gugur..




Selamat mencoba...

thumbnail Title: Mengubah dan Mengedit musim di Photoshop
Posted by:Unknown
Published :2009-05-06T20:53:00-07:00
Rating: 5
Reviewer: 999999 Reviews
Mengubah dan Mengedit musim di Photoshop

Buat Status Pesan Facebook di Blog...


mau buat tampilan facebook+status anda ada di blog anda seperti tampilan blog saya?..mudah sekali buatnya caranya :

a. Masuk ke login blog anda terlebih dahulu (www.blogger.com) dan login facebook anda
b. Setelah itu klik Profile anda di facebook
c. Kemudian Klik buat lencana profil ada di pojok kiri bawah, seperti dibawah ini :

d. Kemudian anda akan masuk ke tampilan seperti dibawah ini, klik yang blogger selanjutnya tinggal copykan script htmlnya saja di widget blog anda..


e. Masuk account blogger anda, kemudian pilih layout/ tata letak --> tambah widget --> pilih HTML/Java Script. Kemudian tinggal paste kan saja script html tadi


Beres deh, jadi rekan-rekan yang berkunjung di blog anda bisa melihat status facebook anda, dan malahan bisa menjadi teman di facebook.. Selamat mencoba
thumbnail Title: Buat Status Pesan Facebook di Blog...
Posted by:Unknown
Published :2009-05-06T00:43:00-07:00
Rating: 5
Reviewer: 999999 Reviews
Buat Status Pesan Facebook di Blog...

ATASI GROGI BERBICARA DIDEPAN UMUM



Menjadi seorang public speaking memang perlu keberanian besar. Berbicara di depan orang banyak dan jadi pusat perhatian bukanlah hal yang mudah. Tapi jangan takut, ada tipsnya lho...

Berbicara di depan orang banyak bukanlah suatu hal yang mudah. Rasa takut membuat kesalahan, dan rasa panik serta grogi, membuat perut serasa dikocok, dan tangan mengeluarkan keringat dingin. Ternyata ada tips untuk menjadi public speaking yang handal, ini dia:

1. Sadari bahwa orang lain akan merasakan hal yang sama ketika ada di posisi Anda. Jadi jangan biarkan orang-orang yang menonton tersebut membuat Anda panik.

2. Bicaralah perlahan, walaupun grogi jangan biarkan kepanikan membuat Anda berbicara terburu-buru. Karena jika Anda terburu-buru risiko slip tounge sangat besar terjadi, dan pasti hanya akan membuat Anda terlihat konyol.

3. Pelajari benar topik yang akan Anda bicarakan. Semakin dalam pemahaman Anda terhadap topik, maka kepercayaan diri akan semakin besar. Anda akan semakin mantap dalam berbicara.

4. Jika Anda merasa sangat panik sampai-sampai tidak ada suara yang keluar dari mulut, tariklah nafas panjang, rilekskan diri Anda sesaat.

5. Buka mulut Anda lebar-lebar saat berbicara, agar suara yang dihasilkan jelas, dan berbicaralah selantang mungkin. Hal tersebut menunjukkan bahwa Anda memiliki kepercayaan diri, dan membuat orang yang mendengar yakin dan percaya dengan omongan Anda.

6. Beristirahatlah pada tiap-tiap jeda topik, jangan terburu-buru. Usahakan untuk tidak terlalu banyak mengunakan pengulangan kata, seperti "jadi", "nggg" dan sebagainya.


Saya juga sedang belajar nih untuk tidak grogi, yang pasti berani bicara di depan umum dulu...Semakin sering kita berbicara di depan umum semakin lama akan semakin bisa..
thumbnail Title: ATASI GROGI BERBICARA DIDEPAN UMUM
Posted by:Unknown
Published :2009-05-04T01:54:00-07:00
Rating: 5
Reviewer: 999999 Reviews
ATASI GROGI BERBICARA DIDEPAN UMUM


Paket Wisata Bandung Murah

Paket Wisata Bandung Murah
Paket Wisata Bandung Murah