Perbedaan Prosedur dan Instruksi Kerja

Perbedaan Prosedur dan Instruksi Kerja

Prosedur meliputi rangkaian kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada suatu bidang operasi tertentu dari perusahaan. Prosedur terutama menjawab pertanyaan-pertanyaan dengan SIAPA, APA, BILAMANA, DIMANA. Kadang-kadang juga dijawab pertanyaan dengan BAGAIMANA, meskipun pertanyaan dengan BAGAIMANA secara lebih rinci dijawab pada instruksi kerja.

Instruksi kerja menguraikan Bagaimana satu lagkah dalam suatu prosedur dilakukan.

- Suatu operasi, misalnya menurunkan barang dari truk, mengemas, mengisis order pembelian, mengecat, bongkar pasang mesin mobil, memelihara mesin las dlsb.

- Suatu pengujian, misalnya mengukur karakteristik transistor, menguji daya tekan tabung, mengukur suhu, inspeksi sebelum pemasangan, dsb.

- Suatu penggunaan alat atau mesin, misalnya menggunakan mesin las otomatis, mulai menjalankan ketel uap, menyalakan pemanas, dsb.

- Operasi, inspeksi atau memakai suatu alat bila ikut ditulis dalam prosedur akan membuat prosedur panjang dan perhatian pembaca akan teralihkan pada rincian sehingga dapat kehilangan gambaran mengenai keseluruhan aktivitas.

- Oleh karena itu dibuat Instruksi Kerja yang merinci langkah-langkah yang disebutkan oleh prosedur tersebut bila diperlukan.

- Tolok ukur diperlukan atau tidaknya ini adalah bila ketiadaan Instruksi Kerja itu berakibat merugikan mutu.

Termasuk dalam katagori “ketiadaannya berakibat merugikan bagi mutu” adalah operasi yang kritis, inspeksi yang tidak sederhana, proses yang terdiri dari urutan banyak langkah sehinggasulit diingat-ingat, atau bila instruksi kerja tersebut dapat memudahkan pelaksanaan operasi yang harus dilakukan.

Instruksi kerja dapat ditulis dalam berbagai bentuk. Penyajian harus dalam bentuk yang sederhana, sesingkat mungkin tetapi jelas.

- Yang sangat penting diperhatikan dalan pembuatannya adalah kepada siapa Instruksi Kerja tersebut ditujukan :

- Bagaimana tingkat pendidikan mereka yang harus menggunakan Instruksi Kerja tersebut ?

- Apakah bahasa, kata-kata dan susunan kalimat adalah seperti yang mereka kenal dengan baik ?

- Apakah mereka mempunyai cukup waktu untuk membaca Instruksi Kerja tersebut setiap kali ?

- Untuk mengatasi kesulitan bahasa dan waktu baca (misalnya operator perlu melihat Instruksi

-sambil mengerjakan tugasnya), maka Instruksi Kerja dapat dibuat dengan salah satu cara dibawah ini :

- Dengan bagan alir (flow chart)

- Dengan gambar, foto atau diagram grafis.

- DenganChecklist

- Dengan Video

Kalau dengan tulisan, usahakan agar dibuat dengan kalimat-kalimat yang singkat, penulisan dengan ruang kosong antar paragraf, setiap langkah diberi nomor. Kalau Instruksi Kerja akan dipergunakan di lapangan sambil kerja, maka tulisan sebaiknya dibuat agar besar.

(disadur dari berbagai sumber)