Standard Operational Procedures (SOP)

Sebelumnya maaf apabila dalam postingan ini pasti banyak kekurangan dan kesalahan, tapi berhubung kemarin buat makalah mengenai System Operational Procedure / Sistem Operasional prosdur (SOP) jadi coba dituangin di blog saja..

Pendahuluan.
Tidak adanya acuan dalam pelaksanaan pekerjaan banyak membuat organisasi tidak berfungsi dengan baik, hal ini dikarenakan para karyawan bingung atas pekerjaan yang mereka akan kerjakan selanjutnya, dan pihak manajemen pun tidak mempunyai pedoman dalam pengambilan keputusan. Tidak adanya acuan dalam pelaksanaan kegiatan administrasi di lingkungan pemerintahan banyak dikeluhkan oleh para masyarakat, karena dengan tidak adanya acuan pelayanan administrasi menyebabkan proses pelayanan menjadi ‘terasa’ rumit, lamanya pelayanan dan mengindikasikan adanya praktik-praktik korupsi.

Pengertian SOP
Administrasi merupakan kegiatan yang sangat luas cakupannya, tidak hanya sekedar pekerjaan tata usaha saja tetapi pekerjaan mulai dari pengumpulan data hingga menentukan suatu kebijakan organisasi merupakan bagian dari kegiatan administrasi. Begitu pula halnya dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan salah satu bagian dari kegiatan administrasi khususnya mendalami prosedur, system dan kegiatan pendokumentasian dalam administrasi suatu organisasi.

Agar memahami kegiatan dalam suatu pekerjaan dengan baik setiap organisasi harus memiliki suatu acuan, instruksi ataupun prosedur kerja. Karena dengan adanya prosedur atau acuan ini para karyawan, atasan, manajemen maupun masyarakat mendapatkan suatu kejelasan serta kemudahan transparansi dalam setiap prosedur pelayanan yang diberikan. Ada beberapa istilah acuan dalam pekerjaan, antara lain Work Instruction (Instruksi Kerja) dan Standar Operasional Prosedur (SOP). Kedua istilah tersebut memiliki fungsi dan makna yang sama yaitu sebagai acuan kerja perbedaannya hanya dari pemakaian istilah / bahasa dalam tiap-tiap organisasi.

Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance.
Standar operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena SOP selain digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik yang berkaitan dengan ketepatan program dan waktu, juga digunakan untuk menilai kinerja organisasi publik di mata masyarakat berupa responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Hasil kajian menunjukkan tidak semua satuan unit kerja instansi pemerintah memiliki SOP, karena itu seharusnyalah setiap satuan unit kerja pelayanan publik instansi pemerintah memiliki standar operasional prosedur sebagai acuan dalam bertindak, agar akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dapat dievaluasi dan terukur.

Di sadur dari artikel website Universitas Kristen Petra, terdapat beberapa pengertian mengenai Standar Operasional Prosedur (SOP), yaitu :
1. SOP adalah serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi. (EPA, 2001)
2. SOP adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan. (FEMA, 1999)
3. SOP adalah serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah. (Lingappan, 2000)
4. SOP adalah suatu panduan yang dikemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan diisyaratkan dari semua karyawan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari. (Developing, 2003)

Fungsi, Tujuan dan Manfaat SOP
Dalam artikel website Universitas Kristen Petra, dijelaskan fungsi dari penerapan SOP ialah untuk mendefinisikan semua konsep dan teknik yang penting serta persyaratan yang dibutuhkan, yang ada dalam setiap kegiatan yang dituangkan kedalam suatu bentuk yang langsung dapat digunakan oleh karyawan dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari (Stupp, 2001). Dengan demikian dapat kita lihat dari fungsi SOP diatas bahwa tujuan dari adanya SOP ini yaitu untuk memberikan suatu konsep yang jelas, dipahami oleh semua orang dan dituangkan pada suatu dokumen prosedural dalam setiap kegiatan. Sedang manfaat adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) yaitu :
1. Menjelaskan detail setiap kegiatan dari proses yang dijalankan
2. Adanya standarisasi kegiatan
3. Membantu dalam pengambilan keputusan
4. Memudahkan dalam transparansi dan akuntabilitas sebuah organisasi
5. Mengarahkan suatu pekerjaan kepada konsep yang jelas

Bentuk-bentuk SOP
Dalam mengimplementasikan suatu Standar Operasional Prosedur (SOP) di suatu organisasi, bentuk dan jenis SOP yang dibuat haruslah sesuai dengan budaya dan sistem organisasi itu sendiri. Karena inti dari pembuatan SOP ini adalah untuk memudahkan dan menjelaskan proses suatu kegiatan oleh semua pihak.
Menurut Stup (2001), ada beberapa bentuk dan criteria dalam pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP), yaitu :

1. Simple Steps
Prosedur yang singkat dan tidak membutuhkan banyak keputusan yang ditulis. SOP ini dianut oleh perusahaan yang memiliki pekerja tidak terlalu banyak.

2. Hierarchical Steps
Bentuknya cukup panjang lebih dari 10 langkah, tetapi tidak terlalu banyak keputusan.

3. Graphic Format
Bentuk ini sama seperti Hierarchical Steps yaitu cukup panjang lebih dari 10 langkah tetapi tidak terlalu banyak keputusan. Perbedaannya terletak dalam penyampaiannya, Graphic Format berisikan suatu grafik, gambar, diagram untuk mengilustrasikan apa yang menjadi tujuan dari suatu prosedur.

4. Flowchart
Prosedur yang memiliki banyak keputusan, dapat ditulis dalam bentuk ini. Flowchart merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah-langkah dalam membuat keputusan. Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan Flowchart ini yaitu pemakaian simbol-simbol dalam penjelasanya, karena simbol-simbol ini memiliki arti dan makna yang berbeda. Ada beberapa symbol-simbol dari flowchart ini yaitu :



disadur pula dari berbagai sumber..

Artikel terkait :
Standar Operasional Prosedur (Standard Operating Procedures)
Lanjutan Standar Operasional Prosedur
Menulis Suatu Prosedur
Kepada dan Untuk siapa Standar Operasional Prosedur diterapkan ??
Teknik Membuat Prosedur Perbedaan Prosedur dan Instruksi Kerja