Menulis Suatu Prosedur
Dari mana kita mulai menulis suatu prosedur? Pertama proses dibagi kedalam empat komponen yaitu Discovery, Disain, Pengembangan, dan Deployment.
a. Procedur Discovery
Penemuan berarti pemahaman masalah, sistem prosedur yang menghubungkan kebutuhan pembebanan proses yang diuraikan pada sebuah prosedur . Suatu prosedur diperlukan untuk menguraikan satu atau lebih langkah-langkah untuk suatu proses kerja.
Diagram proses menggambarkan suatu proses khas yang terdiri dari penyalur, pemroses, pelanggan, dan pelanggannya pelanggan. Sehingga perlu dipahami:
Who are the suppliers and what do they supply to the process?
What are the inputs and what outputs are they transformed into?
Who are the customers and what do they receive from the process?
Who are the customer’s customers and what does the customer provide to them?
What are the effectiveness criteria or how do we know if the process is working correctly?
What corrective action is taken when the process does not work correctly?
utama adalah perlu memahami alir informasi, apa yang terjadi dan mengapa. Dengan informasi ini maka siaplah untuk mulai merancang sebuah prosedur
b. Procedur Design
o Pada tahap disain ini diperlukan banyak waktu jika memang diinginkan sebuah prosedur yang baik. Dengan informasi yang sudah diketahui selanjutnya membuat suatu peta proses yang mempertunjukkan langkah-langkah proses dan keluaran serta masukan apa.
o Suatu peta proses akan membantu dalam mengkomunikasikan disain dan pengumpulan umpan balik sebelum menuliskan teks prosedur. Untuk itu maka lebh baik menggunakan suatu diagram arus proses (process flow diagram).
o Langkah terakhir dalam mendisain prosedur adalah meninjau ulang disain tersebut atau bertanya kepada orang sekitar dengan prosedur yang masih draft tentang seluruh elemen baik masukan, proses maupun keluarannya memastikan bahwa prosedur adalah akurat dan dapat digunakan secara efektif.
c. Procedur Development
Implementasi dari Perancangan prosedur yang telah disusun
Melakukan suatu pengembangan SOP dari suatu proses kegiatan/kerja apabila dibutuhkan
Implementasi merupakan hal yang sangat sulit dibandingkan tahap-tahap lainnya karena dibutuhkan kesadaran organisasi mengenai penerapan SOP ini
SDM dalam organisasi perlu diberi bekal mengenai kegiatan SOP yang akan mereka kerjakan supaya dapat memahami arti dari penerapan SOP ini
d. Procedur Deployment
Penyebaran prosedur mengacu pada pelatihan, auditing, dan perbaikan berkelanjutan. Jika ada prosedur yang tidak digunakan lagi, kemudian perlu dipertanyakan kembali mengapa waktu itu perlu ditulis (dibuatkan prosedur) ? .
Pelatihan adalah langkah pertama bagi para pemakai prosedur untuk diperkenalkan dan dijelaskan bagaimana prosedur digunakan. Kebanyakan prosedur mempunyai format/form, ceklis, atau beberapa hal yang terkait dengan prosedur tersebut. Para pemakai perlu mengetahui untuk apa keluaran dan masukan dan bagaimana hal tersebut diperiksa/diaudit untuk conformance/kesesuaian.
Procedure Auditing
Kenapa prosedur diaudit? Pertama, untuk melihat apakah digunakan, kemudian yang lebih penting lagi adalah untuk melihat apakah data dikumpulkan, digunakan dan mengubah proses (melalui revisi prosedur) untuk menunjukkan bahwa proses terkendali.
Plan, Do, Check, Action
Dapat juga digunakan PDCA untuk meninjau ulang prosedur . PDCA adalah suatu singkatan dari Plan Do Check Action dan salah satu dari kriteria tinjauan ulang adalah untuk memverifikasi bahwa prosedur memperlihatkan struktur PDCA atau memiliki pendekatan proses. ISO 9000 procedure would use the process approach for continuous improvement. In this case, the procedure has only three steps. Organize Meeting (Plan), Conduct Meeting (Do), Review Meeting (Check/Act), and the CAPA (Corrective Action / Preventative Action).
7 Hal yang harus diperhatian agar penulisan SOP (Standar Operasional Prosedur) tidak mengalami suatu kesalahan
- Context . tindakan harus dengan baik menguraikan aktivitas yang dapat dilakukan.
- Consistency. semua references dan terminologi menggunakan cara yang sama disetiap waktu dan prosedur harus memastikan konsistensi hasil.
- Completeness. Tidak membutuhkan informasi lain, logis, atau tidak ada kesenjangan.
- Control. Menguraikan aksi dan mendemonstrasikan umpan balik dan pengendalian.
- Compliance (pemenuhan). Seluruh tindakan cukup untuk pemenuhan yang diharapkan
- Correctness (ketepatan). Ditulis dengan tepat / benar (Tatabahasa, tulisan).
- Clarity (kejelasan). Harus mudah dibaca dan dimengerti.
(disadur dari berbagai sumber)
Artikel terkait :
Standar Operasional Prosedur (Standard Operating Procedures)
Lanjutan Standar Operasional Prosedur
Menulis Suatu Prosedur
Kepada dan Untuk siapa Standar Operasional Prosedur diterapkan ??
Teknik Membuat Prosedur Perbedaan Prosedur dan Instruksi Kerja
0 komentar:
Posting Komentar