Adapun beberapa penafsiran lainnya mengenai Standar Operasional Prosedur (SOP), yaitu :
o SOP adalah satu set instruksi tertulis yang merupakan dokumen suatu aktivitas yang selalu berulang atau rutin.
o SOP menguraikan kedua unsur operasional administratif dan teknis dari suatu organisasi yang biasanya diatur oleh Quality Assurance.
o SOP harus diorganisir untuk bisa dipastikan mudah dan efisiens dalam penggunaan dan dikembangkan sesuai dengan kekhasan organisasi.
o Tidak ada format SOP yang sangat pas dengan organisasi, pengaturan secara internal akan berbeda menurut masing-masing organisasi dan dengan jenis SOP yang akan dikembangkan
o Proses dan prosedur, suatu proses dapat terdiri dari satu atau lebih prosedur. Dalam kasus yang sederhana suatu proses mungkin terdiri dari hanya satu prosedur.
Pengertian dasar Proses Standar Operasional Prosedur (SOP) yaitu :
o Sebuah prosedur pastinya menyediakan kendalinya.
o Organisasi adalah sistem yang memerlukan kendali sistem.
o Tetapi jika tidak difahami teori-sistem kemudian mungkin jadi diinterpretasikan bahwa pengendalian manajemen adalah sebagai suatu yang sifatnya mendominasi atau kekuasaan. Proses balistik adalah sekitar kekuasaan.
o Proses terkendali adalah sesuatu untuk menuju keberhasilan yang diharapkan.
o Tetapi proses adaptip adalah tentang masa depan, menuju keberhasilan suatu visi yang diharapkan organisasi, dan menghantarkan manajemen pengawasan yang betul-betul dicari.
SOP harus ditulis dengan cukup detil sedemikian rupa sehingga seseorang dengan pemahaman yang sangat basic dari suatu bidang, dapat dengan sukses/mudah melakukan aktivitas atau melakukan prosedur/langkah ketika tanpa supervisi.
Pengembangan dan penggunaan SOP adalah suatu bagian integral dari suatu sistem mutu.
Hal tsb menyediakan individu dengan informasi untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan baik dan memudahkan untuk konsistensi mutu dan integritas produk atau sebuah hasil akhir melalui implementasi yang konsisten dari suatu prosedur atau proses di dalam organisasi.
Keuntungan dari penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) bagi suatu organisasi :
o SOP dapat juga digunakan sebagai bagian dari suatu program pelatihan pegawai, karena mereka perlu menyediakan instruksi pekerjaan yang terperinci.
o Ketika data historis diperlukan segera, maka SOP dapat bermanfaat untuk merekonstruksi aktivitas proyek.
o Atau sering juga, SOP digunakan sebagai ceklis oleh pemeriksa prosedur manakala auditing.
o keuntungan-keuntungan suatu SOP lainnya adalah dapat mengurangi effort pekerjaan, juga meningkatakan comparablity, credibility, dan legal defensibility data.
Ada 3 Proses dalam prosedur tingkat kendali penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP), yaitu :
a. Proses Balistik (Balistic Process)
Definisi Balistic (kamus) " karakteristik gerakan sebuah object yang bergerak oleh daya geraknya sendiri" (characteristic of the motion of objects moving under their own momentum) yang digunakan untuk menggambarkan suatu proses atau prosedur yang berarti bahwa prosedur hanya memperhatikan sekedar mendapatkan pekerjaan terpenuhi dan tidak tertarik akan masukan. Seperti dalam proses pendidikan, pengajar menjelaskan materi sebagaimana yang diinginkannya. Jika siswa tidak memahaminya, itu adalah masalah siswa. Gejalanya, siswa menjadi tertinggal, tidak berhasil, perlu belajar lebih keras lagi atau kehilangan perhatian dan bahkan meninggalkan kelas (keluar).
B. Proses Kontrol (Controlled Process)
Ketika memperbicangkan tentang kendali bukan berarti dominasi atau power/kekuasaan. Pengawasan proses datang dari teori-sistem " where the inputs of the system are manipulated or transformed to realize an expected output of the system". Kuncinya adalah untuk memonitor keluaran dan masukan dan membuat corrective change pada proses dalam rangka untuk mencapai perubahan keluaran atau transformasi masukan itu semua . Bagaimana hal ini berlaku untuk pengajaran di kelas?
Dalam Hal Ini, pengajar akan menyajikan materinya dan kemudian memeriksa pemahaman siswa. Jika siswa tidak dapat menyerap materi seperti diharapkan ( harapan berdasar pada modeling statistik dari siswa yang lalu) kemudian pengajar akan mengambil tindakan korektif untuk memperbaiki proses, BUKAN SISWA ITU.
Proses terkendali untuk penyesuaian proses mengkomensasi perbedaan perilaku siswa, sedangkan pada proses balistik diperlukan siswa membuat penyesuaian perilaku mereka untuk masalah pelajarannya. Keterkaitan dengan balistik proses yaitu :
o Balistik proces lebih mudah untuk dibuat dan digunakan, diperlukan lebih sedikit pekerjaan pada pihak pengajar. Semua pengajar cukup menyajikan materinya dan jika siswa tidak memahami itu adalah kesalahan siswa, bukan pengajar.
o Dengan controlled Process, pengajar harus menjelaskan mengapa siswa tidak belajar seperti yang diharapkan. Kuncinya adalah pemahaman apa yang diharapkan oleh sistem tersebut.
Oleh Karena Itu, kita memerlukan data kinerja siswa yang lalu dalam rangka memahami perubahan apa yang harus dilakukan untuk sistem atau proses. Mungkin hal tersebut dikarenakan siswa tidak siap untuk menerima materi. Baik, kemudian perubahan sistem adalah untuk mendapatkan siswa yang sesuai dengan prasyarat untuk memahaminya. Hal Ini tidak sama dengan siswa yang mendapatkan tutorial atau belajar lebih keras lagi.
c. Proses Adaptasi (Adaptive Process)
Adaptive process " dapat berubah sepanjang waktu untuk meningkatkan efektivitas (can change over time to improve effectiveness can change over time to improve effectiveness ". Gagasannya adalah untuk meninjau ulang semua perubahan yang sedang terjadi pada proses yang diperlukan bagi pembelajaran siswa yang berbeda-beda. Adakah perubahan yang benar telah terjadi? Adakah cukup perubahan yang terjadi? Bagaimana lingkungan sudah berubah? Mundur selangkah dan lihat yang ada di luar proses.
Kita harus memperhatikan teknologi dan metoda yang dapat meningkatkan efektivitas proses, mungkin melalui redesign dan harus terbuka bagi gagasan baru tidak secara dogmatis bertaut pada jalan lama, jika dapat dipertunjukkan bahwa gagasan baru memang lebih efektif.
Melihat Proses Untuk Menulis Proses
Dalam penerapan ISO 9001:2000 di instansi saya ada pepatah mengatakan ” kerjakan apa yang kau tulis dan tulislah apa yang kau kerjakan”, pepatah itu terkait dengan sistem pendokumentasian yang haruslah dilakukan tersusun secara rapi. Hal ini terkait juga dengan penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) suatu instansi yang merupakan bagian dari sistem dokumentasi.
Salah satu alasan mengapa dikembangkan sebuah prosedur adalah keinginan Manajemen untuk meningkatkan kendali atas suatu kondisi yang tidak berhasil atau memuaskan. Masalahnya adalah bahwa prosedur yang ditulis hanya menguraikan suatu kondisi yang tidak baik dan berakhir dengan proses balistik. Untuk meningkatkan kondisi tersebut agar lebih baik, harus ada seseorang yang memahami sistemnya, hasil yang diharapkan, dan memiliki data yang cukup baik untuk menggambarkan kondisi tsb. Baru setelah itu kita dapat benar-benar meningkatkan atau memperbaiki kondisi.
Mengapa Kita Perlu menyusun SOP?
SOP harus ditulis oleh seseorang yang banyak mengetahui aktivitas dan struktur internal organisasi. Individu tersebut sangat utama sebagai tenaga ahli yang benar-benar melaksanakan pekerjaan atau menggunakan proses yang akan diSOPkan.
Suatu Tim kerja juga dapat dilakukan sebagai pendekatan, terutama untuk multi-tasked proces di mana pengalaman dari sejumlah individu diperlukan.
