Pegawai Administrasi = Pegawai rendahan ??

Administrasi?..pasti di setiap kegiatan perusahaan pasti ada sekelompok kerja yang melakukan kegiatan itu. Orang Indonesia mengindentikan pekerjaan Adminsitrasi itu dengan catat-mencatat, mengetik, membuat surat, mengarsip dan kegiatan tata-usaha lainnya. Pekerjaan administrasi dipandang sebagai pekerjaan yang mudah dan mungkin rendah, dibandingkan pegawai bagian keuangan, marketing, produksi, teknisi, dosen dan guru. Banyak yang menganggap juga orang-orang yang bekerja di bagian Administrasi itu sebagai orang-orang terbuang di unit kerja masing-masing, karena dianggap pekerjaan administrasi itu mudah dan tidak harus memiliki skill tertentu.

Padahal di negara-negara lain seperti Singapura, Malaysia, Jepang maupun negara Barat pekerjaan Administrasi merupakan suatu pekerjaan yang sangat penting dalam suatu organisasi. Mereka malahan mengutamakan terlebih dahulu kegiatan administrasi dibanding kegiatan lainnya. Tetapi pemikiran orang-orang Indonesia yang telah dijajah oleh Belanda selama kurang lebih 3 abada berpikiran bahwa kegiatan administrasi hanya sebatas pengertian sempit yaitu mengetik, mendokumentasi, korespondensi dan tata usaha lainnya.

Mengapa itu bisa terjadi pemikiran seperti itu ?? Itu dikarenakan pada saat dijajah oleh Belanda dahulu pekerjaan Administrasi yang dikerjakan oleh orang-orang Indonesia hanya sebatas mengetik, menyurat dan mengarsip sehingga pola pikir bangsa Indonesia sampai sekarang bahwa pekerjaan administrasi hanya itu-itu saja.

Bila kita kaji arti administrasi secara luas, Administrasi adalah seluruh kegiatan/proses yang terjadi dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Administrasi dalam ilmu manajemen secara luas mengandung arti bahwa, administrasi adalah seluruh proses kegiatan yang terjadi di dalam organisasi. Jadi kegiatan dan fungsi dalam manajemen seperti Planning, Organizing, Actuating, dan Controling itu merupakan bagian dari kegiatan administrasi.

Hubungan antara Administrasi, Manajemen dan Organisasi adalah administrasi memegang peranan tertinggi, sedangkan organisasi dan manajemen merupakan bagian dari administrasi. Saat ini kita mengetahui bahwa pihak manajemen merupakan pihak yang memiliki kekuasaan tertinggi dalam suatu perusahaan. Padahal kekuasaan tertinggi itu dipegang oleh Administrator. Administrator adalah orang yang memiliki kekuasaan tinggi dan penuh dalam mengendalikan suatu organisasi. Sedangkan manajemen hanya suatu kegiatan dalam pencapaian organisasi, seperti pengambilan keputusan.

Seperti ilustrasi berikut ini, Manajemen merupakan bagian dari manajer, direktur sampai direktur utama dalam suatu perusahaan. Sedangkan Administrator adalah puncak dari pemegang kekuasan di perusahaan tersebut, contoh dalam perusahaan swasta (PT) yang bertindak sebagai administrator adalah Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).

Gambar Spiral diatas merupakan dimensi-dimensi dalam ilmu administrasi. Dalam gambar, administrasi menempati posisi 1 dan terluar yang didalamnya meliputi dimensi organisasi, manajemen, kepemimpinan, hubungan manusia (relationship). Ini menandakan bahwa administrasi merupakan dimensi yang menaungi dimensi-dimensi lain. Segala kegiatan, kepemimpinan, pengambilan keputusan, organisasi dan manejemen merupakan bagian dari segala kegiatan administrasi.

So, jangan lah kita berpikir bahwa pekerjaan administrasi merupakan pekerja yang rendahan dan tidak membutuhkan skill istimewa. Dalam praktiknya seluruh kegiatan dalam perusahaan pasti ada administrasinya, tanpa administrasi yang baik maka tujuan perusahaan akan tidak tercapai. Seperti halnya suatu perusahaan pembuat mobil, ..walaupun mereka bergerak di bidang manufaktur dan menghasilkan produk manufaktur, tetapi apabila kegiatan administrasi mereka tidak jalan dengan baik, seperti pembuatan surat penawaran, pengarsipan dokumen-dokumen perkembangan produksi, dokumen export-import dan lain-lain, maka produk manufaktur berupa mobil yang dihasilkan akan sia-sia dan tujuan perusahaan tidak akan tercapai.

Maka dari itu saat nya kita membuka mata terhadap pegawai administrasi dengan paradigma dan semangat baru. Janganlah kita selalu merasa bahwa ini akibat budaya yang diberikan Belanda dulu, maka dari itu rubahlah sifat dan budaya kita sekarang karena sekarang kita bukan jajahan belanda lagi, tetapi memiliki suatu bangsa yang berdaulat dan berdiri sendiri. Buka mata, buka hati dan buka pikiran kita.