Menyambung artikel saya yang lalu mengenai maka akan dilanjutkan artikel selanjutnya mengenai Kepada dan untuk siapa SOP diterapkan
Prosedur ditulis untuk berbagai kelompok pengguna : para pemakai yang sering (frequent users), para pemakai yang sekali-kali (occasional users), atau orang baru (new member/novices), agar diterapkan secara konsisten merealisir proses yang ada pada prosedur sebagai model. Prosedur diperiksa/verifikasi oleh auditor untuk dilaporkan kepada manajemen yang menyatakan bahwa proses terkendali dan bagi perusahaan untuk memastikan bahwa perusahaan secara terus-menerus meningkatkan, merealisir tujuan usaha untuk meningkatkan prospek di masa depan
Prosedur untuk Frequent Users :
- Pemakai prosedur yang sering diharapkan untuk bisa menjadi berpengalaman.
- Mereka ini tidak memerlukan banyak penjelasan, definisi teknis atau memerinci step-by-step instruksi.
- Para pemakai prosedur yang sering ini mungkin hanya memerlukan suatu ceklis.
- Mereka akan meruntut dan melompati tahapan prosedur dan berpegang pada bagian utama saja untuk masing-masing tugas.
- Oleh Karena Itu, bagian utama, sub-bagian, dan ceklis adalah hal yang paling penting untuk para pemakai yang sering tersebut.
- Prioritasnya adalah lebih pada navigasi dari pada sebuah penjelasan.
Prosedur untuk Occasional Users :
- Para pemakai prosedur sekali-kali biasanya tidak berpengalaman.
- Mereka mungkin hanya menggunakan prosedur kadang-kadang, ketika mengisi sesuatu atau barangkali hanya digunakan sekali sebulan.
- Maka, pemakai kelompok ini memerlukan apa yang diperlukan oleh pemakai sering tetapi juga mungkin memerlukan penjelasan atau suatu peringatan seperti bagaimana dan mengapa langkah ini dilaksanakan. Oleh Karena Itu, penjelasan adalah penting bagi pemakai yang sekali-kali.
- Prioritasnya adalah navigasi dan penjelasan atas step-by-step instruksi yang terperinci.
Prosedur untuk Novice Users :
- Orang baru akan mempelajari prosedur untuk pertama kali dan memerlukan step-by-step instruksi.
- Kadang-kadang disebut instruksi pekerjaan (work instruction) dan menyusunnya sebagai dokumen terpisah yang disesuaikan dengan prosedur tersebut.
- Alasannya adalah untuk tidak memberi beban berlebih pada prosedur dengan banyak instruksi terperinci yang mungkin hanya digunakan oleh orang baru sekali dalam jangka waktu lama.
- Oleh Karena Itu, memerinci instruksi pekerjaan adalah hal yang penting bagi orang baru.
- Prioritasnya adalah mempelajari prosedur dan menjadikan orang baru tersebut menjadi pemakai yang sekali-kali.
Sumber (disadur dari berbagai sumber)
Artikel terkait :
Standar Operasional Prosedur (Standard Operating Procedures)
Lanjutan Standar Operasional Prosedur
Menulis Suatu Prosedur
Kepada dan Untuk siapa Standar Operasional Prosedur diterapkan ??
Teknik Membuat Prosedur
Perbedaan Prosedur dan Instruksi Kerja
0 komentar:
Posting Komentar